Päivitetty 17.02.2022
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Haapaveden-Siikalatvan seudun kuntayhtymä
Pulkkilantie 5, 92600 Pulkkila, Y-tunnus 1059660-2
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava seutujohtaja Tarja Bäckman
, +358 (0)50 553 5510
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietojen keräämisen oikeusperuste voi olla henkilön antama suostumus, rekisterinpitäjän oikeutettu etu,
sopimus tai toimeksianto. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely voivat liittyä EU-tukipäätöksiin. Suurin
osa kuntayhtymän kehittämishankkeista toteutetaan Suomen rakennerahasto-ohjelmasta myönnettävällä
Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) ja Euroopan sosiaalirahaston (ESR) rahoituksella sekä EU:n
maaseuturahaston rahoituksella (EMR).
Rekisteritietoja ei käsitellä automaattisesti eikä tietojen pohjalta tehdä automaattisia päätöksiä.
Henkilötietoja kerätään niiltä, jotka käyttävät kuntayhtymän ja hankkeiden palveluja, osallistuvat näiden
järjestämiin tilaisuuksiin tai tapahtumiin, tilaavat uutiskirjeen tai muutoin ovat yhteydessä
rekisterinpitäjään. Tietojen keruun oikeutuksena hankkeissa on velvoite ylläpitää asiakas- ja
osallistujaluetteloa, viestiä osallistujien kanssa, ilmoittaa tapahtumista sekä jakaa tietoa.
Henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden hankkeista tai tapahtumista
tiedottamiseen. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa.
Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee henkilötietoja seuraaviin hankkeisiin liittyviin tarkoituksiin:
- Yksityisten henkilöiden sosiaalisen osallisuuden lisääminen ja köyhyyden torjunta sekä työelämän
ulkopuolella olevien työ- ja toimintakyvyn parantaminen - Yritysten toiminnan ja tuottavuuden kehittäminen
- Ympäristön, vesien, merenhoidon sekä vesistötoimenpiteiden kehittämien
- Uusiutuvan energian ja energiatehokkaiden ratkaisujen edistäminen
- Biopolttoaineliiketoiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen
- Yhteydenpito asiakkaaseen ja hankkeen tiedottaminen/toteuttaminen
ESR:n hyväksymissä hankkeissa sovelletaan EU:n lainsäädäntöä: Yleisasetus (EU N:o 1303/2013) (EUR-Lex)
ja ESR-asetus (EU N:o 1304/2013) (EUR-Lex). EU:n komission hyväksymän Suomen ohjelma-asiakirjan
mukaista rahoituksen kohdentumista sekä ohjelma-asiakirjassa Suomelle asetettujen tavoitteiden
toteutumista seurataan keräämällä tietoja hankkeisiin osallistuneista henkilöistä. Osallistujista kerätyt
tiedot eivät ole julkisia JulkL(621/1999) 24.1 §:n 25-k ja 32-k nojalla. Tämän vuoksi Euroopan
sosiaalirahaston rahoittamien hankkeiden toimenpiteisiin osallistuvien henkilöiden tiedot kerätään
kyseiseen rekisteriin. ESR-asetuksesta 1304/2013 ja yleisasetuksesta 1303/2013 tuleva sitova velvoite antaa
jäsenmaalle oikeuden kerätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja ohjelman toteutumisen seurantaa,
arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. Osallistujien rekisteröityjä tietoja ei käytetä tai luovuteta
muihin tarkoituksiin. (Linkki materiaaliin https://www.rakennerahastot.fi/esr-hankkeeseen-osallistuviahenkiloita-
koskevat-tiedot).
Rekisterin tietosisältö
Tietoja kerätään asiakkaalta itseltään, verkkosivuston sähköisen lomakkeen tai paperisen lomakkeen
kautta, sähköpostin tai kirjepostin kautta vastaanotetuista asiakirjoista, puhelimitse, pikaviestimien tai
muun sähköisen kommunikaatiovälineen kautta, sopimusten, tarjousten tai asiakastapaamisten kautta,
julkisesti saataville asetetuista yhteystietorekisterereistä sekä toimeksiannossa tai muussa tilanteessa, jossa
henkilö luovuttaa tietojaan. Tietoja ei kerätä ja koosteta rekisteriksi automaattisesti.
Henkilöt, joilta kerätään henkilötietoja ovat yksityishenkilöitä tai yritysten yhteyshenkilöitä. Tietoja saadaan
ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Mikäli erityistietoluokkia tai korkean riskin tietoja kerätään,
pyydetään asianomaiselta kirjallinen lupa tietojen keräämiseen ja kirjaamiseen.
Hankkeen rahoitustavasta riippuen paperisella osallistumislomakkeella kerätään esimerkiksi seuraavia
tietoja: etunimi, sukunimi, syntymäaika, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero,
sähköpostiosoite, sukupuoli, hankkeeseen osallistumispäivä, työllisyystilanne, koulutusaste,
ulkomaalaistausta sekä onko osallistuja heikossa asemassa tai vammaistukeen oikeutettu.
Jos hankkeeseen liittyy järjestetty yhteinen tutustumismatka, kerätään mm. seuraavia tietoja: etunimi,
sukunimi, laskutustiedot, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja erityisruokavalio. Nämä tiedot toimitetaan
matkatoimistolle.
Kun asiakas ei enää osallistu hankkeen toimintaan, hän täyttää lopetusilmoituslomakkeen, jossa kysytään
etunimi, sukunimi, sähköposti, syntymäaika, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero,
työllisyystilanne sekä onko toiminnan aikana suorittanut tutkinnon tai ammattipätevyyden.
Hankkeissa, joissa on mukana yrityksiä, voidaan kysyä esimerkiksi seuraavia tietoja: yrityksen nimi,
yrityksen omistajat, yrityksen katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, y-tunnus,
liikevaihto, tase sekä työntekijöiden määrä vuosityöpaikkoina.
Kuntayhtymällä on käytössä Webropol-järjestelmä, jolla voidaan kerätä esimerkiksi seuraavia tietoja:
yrityksen nimi, etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka.
Pääsääntöisesti Webropol-lomakkeilla kerätyt tiedot anonymisoidaan, pois lukien muutamien hankkeiden
tapahtumien osallistujalistat.
Vesistöjen kunnostuskohteiden kartoitusta varten Siikalatvan kunnan teknisestä toimistosta saadaan
yksityisten ja maanomistajien tietoja. Fonectasta saadun puhelinnumeron kautta ollaan yhteydessä
asiakkaaseen ja kysytään suostumus suunnitteluun.
Työntekijän työsuhteen ylläpitoon liittyen kerätään seuraavia henkilötietoja: etunimi, sukunimi,
puhelinnumero, sähköposti, osoitetiedot, henkilötunnus ja pankkitilitiedot. Rekrytoinnin yhteydessä edellä
mainittujen tietojen lisäksi hakijoiden toimittamassa CV:ssä kerrotaan yleensä työkokemuksesta,
koulutuksesta, harrastuksista ja perhesuhteista.
Luottamushenkilöiltä pyydetään luottamustoimen hoitamiseen ja kokouspalkkioiden maksamiseen liittyen
seuraavia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, osoitetiedot, henkilötunnus ja
pankkitilitiedot. Lisäksi luottamushenkilöiltä pyydetään sidonnaisuusilmoitukset, jotka ovat julkisia
asiakirjoja.
Erityistietoluokkien henkilötietojen keräys
Joissakin ESR-hankkeissa toimintaan osallistujilta kysytään seuraavia erityistietoluokkia: onko henkilö
ulkomaalaistaustainen tai kuuluuko vähemmistöön, onko vammaisetuun oikeutettu tai muu vamma, onko
muusta syystä heikossa asemassa työmarkkinoilla, onko asunnoton tai asunnottomuusuhan alainen sekä
pyydetään asiakasta arvioimaan oma työkyky asteikolla 0-10. Osallistuja voi myös kieltäytyä vastaamasta
näihin kohtiin.
Henkilötietojen luovutus
Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta rekisteröidyn tietoja 3.osapuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin
luovuttaa viranomaiskäyttöön lainsäädännön sallimissa rajoissa riippumatta rekisteröidyn suostumuksesta.
Tietojen luovuttaminen voidaan myös jättää tiedottamatta rekisteröidylle, mikäli viranomainen painavasta
syystä näin vaatii. Asiakkaan suostumuksella rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa EU-alueen
sisällä toimiville julkisrahoitteisille hankeyhteistyökumppaneille tai jäsenkunnille.
Hankkeen rahoittajille siirretään tietoa hankkeen onnistumisen mittaamiseksi sekä tulevien hankkeiden
kehittämistä varten. Tiedoista tarkastetaan, ovatko hankkeen tavoitteet täyttyneet. Nämä tiedot ovat
tärkeitä hankkeille myönnetyn tuen kohdentamisen ja tuen vaikutusten selvittämiseksi.
Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Kerättyä tietoa ei pääsääntöisesti luovuteta, eikä käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Tietoa voidaan
käsitellä tästä poiketen tapauskohtaisesti, jos palvelun toteuttaminen, huoltotoimenpiteet tai asiakkaan
toimeksianto sitä vaatii. Tiedon käsittely poikkeavasti voidaan tästä huolimatta estää, jos riittävä
tietoturvan taso ei toteudu tietojen käsittelyn kohdemaassa.
Henkilötietojen suojaus
Henkilötiedot on tallennettu tietojärjestelmiin, jotka ovat suojattu valtuuttamattomalta pääsyltä. Tiedon
suojaamiseen käytetään hallinnollisia, ohjelmallisia sekä fyysisiä suojaustoimenpiteitä. Vain tarkoituksen
mukainen pääsy henkilötietoon on sallittu ja muu on estetty. Tietoa käsittelevistä henkilöistä pidetään yllä
luetteloa ja tiedon käsittelystä kerätään lokitietoa. Tietoa käsittelevät henkilöt on koulutettu ja ohjeistettu
turvalliseen tietojen käsittelyyn.
Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa
tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.
Nimetyillä Haapavesi-Siikalatva seudun kuntayhtymän palveluntarjoajilla, asiakastuen, teknisen henkilöstön
ja tutkimuspalveluiden henkilöillä on pääsy henkilötietoihin. Kullakin määrätyllä käyttäjällä on voimassa
oleva ja sitova salassapitosopimus sekä oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä
on saamistaan tiedoista vaitiolovelvollinen salassapitosopimuksen nojalla.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on kerätyn tiedon kannalta tarpeellista. Rekisterinpitäjä
käyttää tiedon säilytysaikaa arvioidessa omaa harkintaansa, mutta osassa henkilötietoja säilytysajan
määrittelee viranomainen tai lainsäädäntö.
Lomakkeet ovat hankkeen ajan toimiston arkistokaapissa ja kun hanke päättyy, viedään ne lukittuun
paloturvalliseen arkistohuoneeseen. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja voidaan pitää
tarpeellisina hankkeiden käyttötarkoitusten kannalta. Henkilötietoja säilytetään lain tai hankerahoittajan
edellyttämän 10 vuoden ajan. Hankkeeseen liittyvät tiedot säilytetään hankepäätöksissä määritettyyn
ajankohtaan saakka.
Yrityksellä on käytössä Microsoft 365 järjestelmä, jossa henkilötietoa käsitellään. Nämä tiedot varmistetaan
yhteistyökumppanin varmistuspalveluun, jossa tietoa säilytetään hankkeen vaatima aika.
Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot ja pyytää tietojen korjaamista. Rekisteröity
voi myös pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä tai vaatia tietojen poistamista.
Rekisteröidyn tulee aina pyytää edellä mainittuja kohtia kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisteröidyllä on
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot kohtuullisen
aikataulun puitteissa. Tietojen tarkastaminen, korjaaminen tai muut rekisteröidyn pyynnöt ovat pääasiassa
maksuttomia. Mikäli pyyntö on perusteeton, toistuva tai kohtuuton, voidaan kieltäytyä toteuttamasta
pyyntöä.
Evästeet
Tämä sivusto käyttää evästeitä. Sähköisen viestinnän laissa sanotaan, että evästeitä saa asettaa ja käyttää vain, jos siihen on saatu käyttäjältä lupa. Koska evästeet voivat sisältää henkilötiedoiksi laskettavia tietoja, niin kuvaan astuu myös tietosuojalainsäädäntö. Ilman muuta pätevää käsittelyperustetta on tietosuojalainsäädännönkin puolesta pyydettävä suostumus henkilötietoja sisältävien evästeiden käytölle. Evästeiden käyttö sivustolla
Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.
Sivustoltamme voi olla linkki 3.osapuolen palveluun tai sivustoon, joiden sisällöstä, evästeistä tai henkilötietojen käsittelystä kyseinen taho vastaa, eikä se noudata tätä ohjetta tai selostetta.
Yhteydenotot
Kaikki henkilötietoja koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa kaksi nimetylle
yhteyshenkilölle kirjallisesti. Rekisteröity voi tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön määrittelyä varten.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Rekisterinpitäjä voi muuttaa ja päivittää tietosuojaselosteen sisältöä. Rekisterinpitäjä suosittelee, että
rekisteröity tarkastelee tietosuojaselostetta säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdystä
muutoksesta.