Kuntayhtymä kilpailuttaa parhaillaan talous- ja palkkahallinnon palvelut. Ilmoitus on julkaistu Hilmassa 26.6.2025, jonka liitteenä on tarjouspyyntö ja hinnoitteluliite.
Tarjoukset tulee jättää viimeistään 29.8.2025 klo 16.00.
Kiinnostuneilla oli määräaikaan mennessä mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä kilpailutukseen liittyen. Ohessa saapuneet kysymykset ja vastaukset niihin.
• Tarjouspyyntö, kohta Muut sopimusehdot. Tarjouspyynnössä on mainittu noudatettavat sopimusehdot ja niiden pätemisjärjestys. Jotta toimittaja voi käyttää toimituksessaan kolmansien osapuolten valmisohjelmistoja tulee sopimuskokonaisuuteen liittää nyt mainittujen sopimusehtojen lisäksi kolmannen osapuolen valmisohjelmistopalvelun SAAS ehdot. Onko lisäys mahdollinen?
Vastaus: Pitäydymme tarjouspyynnössä ilmoitetuissa sopimusehdoissa. Pyydämme tarjoajia perehtymään Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiin sopimusehtoihin (JIT 2025) ja liitteeseen 6: Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (JIT 2025 – Palvelut verkon kautta). Liitteen 6 mukaiset erityisehdot on tarkoitettu käytettäväksi hankittaessa pilvipalveluna tuotettuja ohjelmistopalveluja (SaaS).
• Tarjouspyyntö, HR-ohjelmiston vaatimukset.
“ työntekijän sähköinen itseasiointimahdollisuus (lomat, koulutukset, poissaolot, matkalaskut)”-> Tarkoitetaanko “koulutuksilla” koulutuspoissaolojen kirjaamista?
Vastaus: Kyllä, koulutuksilla tarkoitetaan koulutuspoissaolojen kirjaamista.
• Tarjouspyyntö, kohta Taloushallinnon palvelut (ostetaan palveluna). Tarjouspyynnössä on mainittu kohta “Raportointi ja taloustilastot (mm. Valtiokonttorin raportointi)”.
A. Millaista ja millä aikaväleillä toistuvaa raportointia toivotaan sisällytettävän palveluun tämän kohdan osalta (pl. Valtiokonttorin raportointi)?
Vastaus: Esimerkiksi palkkahallintoon liittyvä Tilastokeskuksen Paikallishallinnon palkkatiedustelu tulee vastattavaksi tarjoajan toimesta. Kyselyyn vastataan kerran vuodessa.
B. Sisältyykö myös EU-hankkeisiin liittyvä raportointi ja seuranta tähän, vai hoitaako asiakas tämän itse?
Vastaus: EU-hankkeisiin liittyvä raportointi ja seuranta hoidetaan tilaajan toimesta itse. Soveltuvin osin raportointiin pyydetään palkkahallinnosta esimerkiksi loma-ajan palkkalaskelmia.
• Hinnoitteluliite, rivi 56
A. Tuleeko tämän rivin (Taloushallinnon asiantuntijatyön hinnoittelu) hintaan ja työmääräarvioon sisällyttää myös tilinpäätökseen ja tuloveroilmoitukseen liittyvä työ?
Vastaus: Kyllä, työmääräarvioon tulee sisällyttää myös tilinpäätökseen ja tulosveroilmoittamiseen liittyvä työ.
B. Tehdäänkö vuosittaisen tilinpäätöksen lisäksi myös välitilinpäätös palveluntarjoajan toimesta?
Vastaus: Toimintamme luonteen takia ei tehdä.
• S.1 ”Tarjoajan tulee tarjota talous- ja palkkahallinnon palvelua sekä talous- ja palkkahallinnon ohjelmistoja ja toimivaa HR-ohjelmistoa, jossa tilaaja voi itsenäisesti operoida. Järjestelmien tulee olla suomenkielisiä ja järjestelmään liittyvän palvelun ja tuen tulee tapahtua äidinkielen tasoisella suomen kielellä.”
– Tuleeko tarjottavan taloushallinnon järjestelmän olla tuotantokäytössä kunta- tai kuntayhtymäasiakkaalla?
Vastaus: Tarjottavan taloushallinnon järjestelmän ei ole pakko olla tuotantokäytössä kunta- tai kuntayhtymäasiakkaalla. Edellytyksenä on, että tilaajan toiminnot pystytään tarkoituksenmukaisesti hoitamaan valittavalla järjestelmällä.
Tarkennukseksi vielä, että itseasioinnilla tarkoitamme mm. sitä, että tilaajan vastuuhenkilöillä tulee olla käyttöoikeudet järjestelmien käyttöön esimerkiksi raporttien tulostamiseen, tietojen hakemiseen suodatetusti, myyntilaskutukseen, tiliotteiden tarkasteluun sekä työsopimusten kirjaamiseen ja muokkaamiseen. Henkilöstön tulee päästä kirjaamaan HR-ohjelmistoon esimerkiksi vuosiloma-anomuksia, matkalaskuja, päivärahoja, koulutushakemuksia ja muita poissaoloja sekä päivittämään henkilökohtaisia yhteystietoja.
• S.1 ”Talous- ja palkkahallinnon henkilöstöltä edellytetään kokemusta kuntasektorin kirjanpidon osaamisesta sekä KVTESin soveltamisesta vähintään kaksi vuotta (referenssit mainittava).”
– Tarkoitetaanko kuntasektorilla kuntaa tai kuntayhtymää?
Vastaus: Kuntasektorilla tarkoitetaan kuntaa ja kuntayhtymää.
• S.2 ”laskujen lähettäminen (verkkolasku, kuluttajan e-lasku, e-kirjelasku, paperilasku, sähköposti) liitteineen verkkolaskuoperaattorin kautta”
– Mitä tarkoitetaan e-kirjelaskulla?
Vastaus: e-kirjelaskulla tarkoitetaan tässä kohdassa e-laskua.
• S.2 ”Laskujen lähettäminen (verkkolasku, kuluttajan e-lasku, e-kirjelasku, paperilasku, sähköposti) liitteineen verkkolaskuoperaattorin kautta”
– Kuinka monta verkkolaskua vuodessa?
– Kuinka monta kuluttajan e-laskua vuodessa?
– Kuinka monta paperilaskua vuodessa?
– Kuinka sähköpostilaskua vuodessa?
Vastaus: Laskutusmäärät vaihtelevat vuosittain johtuen hankkeiden määrästä ja toiminnasta. Vuonna 2024 verkkolaskuja lähetettiin 49 kpl, vuonna 2025 verkkolaskuja on tähän mennessä lähetetty 27 kpl. Kuluttajille ei ole lähetetty e-laskuja lainkaan, mutta se mahdollisuus toivotaan järjestelmässä olevan. Paperilaskuja lähetettiin tulostuspalvelun kautta 14 kpl vuonna 2024 ja vuonna 2025 tähän mennessä on lähetetty 36 paperilaskua. Sähköpostilaskuja on muutamia vuodessa.
• S.2 ”laskujen vastaanotto (verkkolasku, e-kirjelasku) liitteineen verkkolaskuoperaattorin kautta”
– Kuinka monta verkkolaskua vuodessa?
– Kuinka monta e-kirjelaskua vuodessa?
Vastaus: Ostolaskuja tulee vuodessa noin 500, joista suurin osa tulee verkkolaskuina / e-laskuina. Paperilaskujakin saapuu jonkin verran, paperilaskut ohjataan suoraan palveluntuottajan osoitteeseen. Tilaajalle tulevat paperilaskut skannataan ja lähetetään palveluntarjoajan keskitettyyn sähköpostiosoitteeseen, josta ne lisätään laskujen kierrätysjärjestelmään. Ko. käytännön toivotaan olevan mahdollista jatkossakin.
• S.2 ”aineistojen arkistointi; aineistot arkistoituvat järjestelmäkokonaisuuteen liitteineen”
– Vastaako asiakas aineiston loppuarkistoinnista?
Vastaus: Tilaaja vastaa aineiston loppuarkistoinnista, mutta palveluntuottajan velvollisuus on huolehtia siitä, että aineiston sähköinen arkistointi on lainsäädännön mukainen. Palveluntuottajan on luovutettava loppuarkistoitava aineisto tilaajalle soveltuvassa muodossa, jotta loppuarkistointi on mahdollista tehdä luotettavasti.
– Tuleeko käyttöön tarjota sähköinen arkistointi? Jos on tarjottava, tuleeko sähköisen arkiston olla sähke2-standardin mukainen?
Vastaus: Tarjoaja voi halutessaan tarjota sähköistä arkistointijärjestelmää, mutta tilaaja päättää erikseen, ottaako sen käyttöön vai ei tässä vaiheessa. Hinnoittelu on oltava selkeästi erillinen varsinaisesta muusta tarjouksesta. Sähköisen arkiston tulee olla Sähke2-standardin mukainen.
• S.3 ” kirjanpidon raporttien tulostus”
– Mitä raportteja tarkoitetaan?
Vastaus: Pääkirja, päiväkirja, tuloslaskelma, tase, tase-erittely, lasku-/ostoreskontra, laskupäiväkirja, myyntireskontra, suorituspäiväkirja. Järjestelmältä toivotaan myös esimerkiksi käytettyjen tilien, kustannuspaikkaluettelon ja pankkitiliotteiden tulostusmahdollisuutta tarvittaessa.
• S.3 ”KVTES tulkinta ja tasopalkkajärjestelmän osaaminen ”
– Tarkoitetaanko, että palkkajärjestelmässä tulee olla KVTES tulkinta?
Vastaus: Palkkajärjestelmässä ei välttämättä tarvitse olla KVTES tulkintaa, mutta palveluntarjoajan henkilöstössä tulee olla palkkahallinnon henkilö, jolla on osaamista KVTESin tulkinnasta ja tasopalkkajärjestelmästä.
• Kuinka monta kertaa vuodessa luottamuspalkkiot maksetaan?
Vastaus: Aikaisemmin luottamuspalkkioita on maksettu neljä kertaa vuodessa. Nykyisessä ohjelmassa tilaajan vastuuhenkilöllä on ollut mahdollisuus kirjata luottamushenkilöpalkkiot suoraan järjestelmään, jolloin kokouspalkkiot ovat automaattisesti lähteneet maksuun seuraavassa mahdollisessa palkanmaksussa. Tilaajan kannalta maksatus neljä kertaa vuodessa on riittävä.
• S.5 ”Pyydämme tarjoajaa ilmoittamaan selkeästi, mikäli jokin edellä toivottu kokonaisuus ei onnistu tarjoajan ehdottamassa järjestelmässä (esimerkkeinä mainittakoon valtiokonttorin automaattinen raportointi, henkilöstön itseasiointimahdollisuus HR-järjestelmässä, luottamushenkilöiden kokouspalkkioiden ilmoittaminen itseasiointina tai työsopimuspohjien muokattavuus)”
– Onko valtionkonttorin raportointi pakollinen vaatimus järjestelmälle? Tuleeko valtionkonttoriin raportointiin käytettävän järjestelmän olla tuotantokäytössä kunta- tai kuntayhtymäasiakkaalle?
Vastaus: Valtiokonttorin raportointi ei ole pakollinen vaatimus järjestelmälle. Tarjouksessa on ilmoitettava selkeästi, mikäli raportointimahdollisuutta ei ole. Mikäli muunlaisiakin valtiokonttorin raportointiin käytettäviä järjestelmiä on, järjestelmän ei tarvitse olla tuotantokäytössä kunta- tai kuntayhtymäasiakkaalla.
• S.7 ”8. Asiakaspalvelun aukioloaika ja tavoitettavuus, yhteydenottokanava ja palvelupyyntöjen vastausaika” – ”Palvelupyyntöjen käsittelyaika / asiakaspalvelun saavutettavuus 5% 5 ”
– Tarjouksen vertailussa palvelupyyntöjen käsittelyaika ja asiakaspalvelun saavutettavuus on pisteytetty. Asiakaspalvelun nopeuteen vaikuttaa asiakkaan vaatima palvelutaso, joka määrittää kustannuksia. Mikä on asiakkaan määrittämä palvelutaso?
Vastaus: Tarjoaja kertoo tarjouksessaan, kuinka nopeaan vastausaikaan tarjoaja voi sitoutua. Tilaaja vertailee eri tarjoajien vastauksia tarjousvertailussa ja pisteyttää ne.
• Kuka muokkaa vanhasta palkkajärjestelmästä tuotavat henkilö- ja palkkatiedot tarjottavaan palkkajärjestelmään sopiviksi?
Vastaus: Tarjoaja muokkaa vanhasta palkkajärjestelmästä tuotavat tiedot omaan palkkajärjestelmäänsä sopiviksi.
• Ovatko palkansaajat suoraan yhteydessä palkanlaskijaan?
Vastaus: Soveltuvin osin palkansaajat voivat olla suoraan yhteydessä palkanlaskijaan, esimerkiksi pyytäessään palkkatodistusta tiettyä tarkoitusta varten tai keskustellakseen lomakertymistä, loma-ansioista, palkkalaskelmassa näkyvistä eristä tms. Palkansaajien yhteydenottoja nykykäytännön mukaan on ollut hyvin vähän. Pääsääntöisesti asioita hoidetaan tilaajan erikseen nimeämien vastuuhenkilöiden kanssa.
Tarjoaja voi tarjouksessa kertoa, mikäli käytössä on sähköinen asiointikanava, jonka kautta palkansaaja voi tilata palkkatodistuksia tai toimittaa verokortteja, jäsenmaksuvaltakirjoja tai muuta aineistoa palkkatoimistolle.
